Effektives Zeitmanagement: Pufferzeiten und Prioritäten

Endlich mal stressfrei durch den Arbeits- und Uni-Tag? Wer sich seine Zeit schlecht einteilt, kann davon nur träumen. Doch das muss nicht sein. Wie sich die eigene Planung verbessern lässt, erklärt Diplom-Psychologin Helen Hannerfeldt, die als Coach arbeitet.

Tätigkeitsanalyse

Kommen Berufstätige ständig nicht mit ihrer Zeit zurecht, sollten sie eine Tätigkeitsanalyse erstellen. Am besten notieren sie eine Woche lang, welche Aufgaben sie machen und wie lange sie dafür brauchen, empfiehlt Hannerfeldt. Häufig verschätzen sich Berufstätige bei der Frage, wie viel Zeit einzelne Arbeitsschritte in Anspruch nehmen. Das Tagebuch hilft dabei, sich die Dauer bewusst zu machen.

Tages- und Wochenplanung

Aufgrund der Tätigkeitsanalyse machen sie eine Tages- und Wochenplanung. Berufstätige können nun festlegen, welche Aufgaben sie etwa am Montag machen wollen, wie lange sie dafür schätzungsweise brauchen und auf wie viele Arbeitsstunden sie insgesamt kommen. "Mancher stellt dann fest, dass er auf 17 Arbeitsstunden kommt - Fahrtwege und Zeit zum Essen noch nicht eingerechnet", sagt Hannerfeldt. Das kann nicht funktionieren.

Beim Pläne machen lassen Berufstätige idealerweise Pufferzeiten frei. Dann kommt ihr Plan nicht durcheinander, wenn etwa der Chef mit einer unvorhergesehenen Aufgabe auf sie zukommt. Hannerfeldt rät, mindestens 20 Prozent der Zeit als Pufferzeit frei zu lassen.

Prioritäten setzen

Sehen Berufstätige bereits bei der Planung, dass alle Aufgaben auf einmal nicht zu schaffen sind, müssen sie Prioritäten setzen. Wer sich selbst unsicher ist, kann der Chef fragen: "Ich habe diese Aufgabenliste. Was hat nun Priorität?" (tmn)
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1 Kommentar
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Martina Reich aus Altendorf | 14.05.2016 | 17:06  
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