Unterlagen auf dem Tablet statt in deer Mappe
Rat könnte digital arbeiten

Mit Tablet und Laptop - Ferdinand Beer von der Komuna GmbH warb bei den Markträten für eine digitale Revolution ihrer Arbeit. Bild: bgm
Politik
Floß
27.06.2016
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Haben die Aktenordner in den Schränken der Marktgemeinderäte bald ausgedient? Mit einem Ratsinformationssystem würde eine digitale Revolution die Arbeit des Gremiums ein ganzes Stück verändern.

Anstatt die Sitzungsunterlagen in Papierform aus dem Postkasten zu fischen, würde bei den Kommunalpolitikern künftig eine E-Mail über neue Unterlagen im Ratsinformationssystem (RIS) informieren. Dorthin gelangt nur, wer einen eigenen, passwortgeschützten Zugang hat. Das System sei verschlüsselt und die Daten würden nicht gecacht, also nicht gespeichert. "Wenn Sie rausgehen, ist alles wieder weg", betonte Ferdinand Beer von der Firma Komuna, die das System anbietet.

Auszeit für Kopierer


Welche Informationen im Einzelnen zur Verfügung gestellt werden, entscheide die Verwaltung. Das könne für alle Tagesordnungspunkte unterschiedlich gehandhabt werden. "Sie sparen sich die gesamte Kopiererei der Unterlagen. Es sollte im Idealfall eine Arbeitserleichterung werden", warb der Mitgesellschafter des Software-Dienstleisters. Über die Volltextsuche könne auch in den gespeicherten Unterlagen der Sitzungen vergangener Jahre recherchiert werden.

Obendrein gäbe es noch eine Sitzungs-App, mit der sich Informationen auch ohne Internetverbindung abrufen ließen. Darin seien auch persönliche Notizen möglich und bei der nächsten Version sei das Speichern eigener Anlagen möglich. "Das ist praktisch ihr persönlicher Aktenkoffer", meinte Beer. "Nur die Ladung muss noch postalisch übermittelt werden, um den Anforderungen der Gemeindeordnung zu entsprechen."

Auf allen Dokumenten, die die Räte abrufen, sei deren Namen als Wasserzeichen hinter dem Text abgedruckt. Die Zugriffsdaten würden aufgezeichnet, seien aber streng geheim. "Es ist nach wie vor sicherer als der Versand über die Post", meinte der Referent. Ein Kuvert, das zu Hause offen rumliege, könne auch von anderen eingesehen werden.

Was nach dem Ausscheiden als Gemeinderat mit den Unterlagen passiere, wollte Heinz Kett wissen. Bis jetzt würden die Ordner ja weiterhin zu Hause stehen bleiben. Nicht so beim RIS. Der Zugang werde gekappt, das Nutzerprofil gelöscht. Ob der Ausdruck der Unterlagen möglich sei, fragte Markus Staschewski. Ja, genauso wie die Speicherung als pdf-Dokument, antwortete Beer. Dabei lasse das Wasserzeichen stets auf die Herkunft der Dokumente schließen.

Neben dem RIS bietet Komuna eine Bürger-App an, mit der sich die Flosser je nach der konkreten Ausgestaltung über Aktuelles aus der Gemeinde informieren sowie den Abfallkalender oder die letzten Wahlergebnisse einsehen könnten. Außerdem sei der überregionale Zugriff auf die Fundamtsverwaltung möglich und mit einer Kommunikationsfunktion könne beispielsweise eine defekte Straßenbeleuchtung an die Rathausmitarbeiter gemeldet werden. In umgekehrter Richtung könnte die Gemeinde ihre Bürger über Push-Benachrichtigungen mit wichtigen Informationen versorgen.

Im vierstelligen Bereich


Ein dritter Baustein, die Komuna-Box, sei eine sichere Cloud, ähnlich wie die I-Cloud oder Dropbox. "Darüber lassen sich auch große Datenvolumen, die über Mail nicht versandt werden können, sicher austauschen", sagte Beer. Die Kosten für das RIS betragen inklusive Einrichtung und mehrstündiger Schulung der Verwaltungsmitarbeiter rund 1950 Euro, die Sitzungs-App zusätzlich einmalig 1250 Euro.

Die Bürger-App gibt es für 55 Euro monatlich plus 1500 Euro für die Einrichtung. "Die App wäre schon sehr, sehr wichtig, wenn man die Zeichen der Zeit erkennt", sagte Oliver Mutterer. Eine Entscheidung soll in der nächsten Sitzung des Gremiums am 14. Juli fallen.
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