07.07.2017 - 20:10 Uhr
Oberpfalz

Für Kunden ändert sich nichts – Geschäftsführerin: "Schnellere Auskünfte" Arbeitsagentur führt elektronische Akte ein

Mit Hilfe der elektronischen Akte wird ab Montag, 10. Juli, im Jobcenter AM-AS die klassische Aktenhaltung abgelöst. Das teilt die Behörde in einer Presseinfo mit. Das Jobcenter wird zu einem papierarmen Dienstleister - Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Der Nutzen für die Kunden: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte.

von Externer BeitragProfil

Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der richtigen Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt, teilt die Behörde weiter mit. Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.

Die Geschäftsführerin Sonja Schleicher ist überzeugt davon, dass sich binnen kurzer Zeit viele Vorteile für die Kunden ergeben werden. "Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder aus der Registratur geholt werden muss."

Die Bearbeitungszeiten werden kürzer, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt. "Vor allem telefonisch sollten sich jetzt viele Fragen sofort klären lassen. Denn viele Anrufer fragen nur nach, ob die angeforderte Unterlage schon eingegangen sei. Und diese Frage sollte jetzt mit einem Blick in die eAkte beantwortet werden können", sagt Schleicher.

Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Es sei denn, Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. Die nächsten Wochen sind eine Art Übergangszeit. Denn natürlich gibt es noch die bisherigen alten Papierakten. Grundsätzlich sollen die alten Vorgänge nur dann nachdigitalisiert werden, wenn es für die weitere Bearbeitung unbedingt erforderlich ist. Die Mitarbeiter werden deshalb in den kommenden Wochen mit zwei Akten arbeiten müssen. Für die Kunden ändert sich laut dem Schreiben aber nichts, sie behalten ihre bisherige Bedarfsgemeinschaftsnummer.

In diesem Zusammenhang äußert Sonja Schleicher eine Bitte: "Zur eindeutigen Zuordnung in der Bearbeitung der Leistungsanträge ist die BG-Nummer (74302//000xxxx) notwendig. Ich rate den Kunden möglichst oben im Schreiben die BG-Nummer deutlich zu notieren."

Es werden natürlich nicht nur die Leistungsanträge einschließlich aller notwendigen Anlagen und Belege digitalisiert, sondern auch alle anderen Formulare und Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Arbeitsvermittlung und Förderung stehen.

Die Akten sind sofort auf den Bildschirmen verfügbar.Geschäftsführerin Sonja Schleicher
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