IHK informiert über digitale Bearbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen
Wie der Einstieg gelingt

Digitale Bearbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen gewinnt an Bedeutung. Michael Diener (links) und Thomas Lehner (rechts) informierten darüber in der Schwandorfer Spitalkirche. Bild: hfz
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Schwandorf
10.12.2016
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Die Digitalisierung bestimmt zunehmend den betriebswirtschaftlichen Alltag von kleinen und mittelständischen Unternehmen. Hierzu zählt auch der Verwaltungsbereich. Dort lassen sich standardisierte und vor allem wiederkehrende Aufgaben effizient durch EDV- und IT-Lösungen bewerkstelligen. Eine aktuelle und wichtige Aufgabe ist die digitale Verwaltung und Archivierung von E-Rechnungen.

Zu diesem Thema hatten die IHK Regensburg für Oberpfalz/Kelheim und die Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz in die Spitalkirche am IHK-Standort Schwandorf eingeladen. In einer gemeinsamen Veranstaltung der Universität Regensburg und der DATEV eG erfuhren die Teilnehmer, wie digitale Eingangs- und Ausgangsrechnungen im Unternehmensalltag verwaltet werden können. Die Veranstaltung war Teil einer Aktivität des Förderprojekts "Effiziente Gestaltung der Rechnungsabwicklung im Zeitalter der Digitalisierung", das von der virtuellen Hochschule Bayern (vhb) koordiniert und dem Europäischen Sozialfonds (ESF) sowie dem Freistaat finanziert wird.

Michael Diener von der Universität Regensburg machte deutlich, dass die digitale Verwaltung von E-Rechnungen für Unternehmen nicht nur mit ökonomischen Vorteilen verbunden ist, sondern längst in einigen europäischen Ländern fest etabliert ist. Thomas Biermann (DATEV eG) erläuterte, welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind. Insbesondere kommt hierbei der Verwaltungsvorschrift "GoBD" eine zentrale Bedeutung zu. Weiterhin wurde den Teilnehmern erklärt, worauf es bei der Technik ankommt und wie die Umstellung auf organisatorischer Ebene im Unternehmen gelingen kann.

Oftmals braucht es keine teure und komplizierten IT-Lösungen. Auch mit kostenlosen oder günstigen Anwendungen und Tools lässt sich viel erreichen, um E-Rechnungen digital erstellen und verwalten zu können. Zudem lassen sich IT-Lösungen aus der "Cloud" einfach in die betriebliche IT-Infrastruktur integrieren und belasten Unternehmen so in den meisten Fällen nicht mit hohen Einführungskosten. Sachbearbeiter können direkt mit dem Cloud-Dienstleister kommunizieren, der die Programme über das Internet bereitstellt und sich je nach Vertrag um Archivierung sowie Datensicherheit kümmert.
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