20.07.2018 - 16:39 Uhr
SchwandorfOberpfalz

Digitalarchiv statt Aktenberg

Das Landratsamt treibt seine Einsparungen beim Papierverbrauch voran. Bis 2020 soll die Digitalisierung abgeschlossen sein.

Die IT-Experten Rainer Singer und Georg Hoffmann (von links) sowie Landrat Thomas Ebeling sind von den Vorteilen der Internettechnologie und der Digitalisierung überzeugt und machen große Schritte in Richtung papierloser Verwaltung.
von Externer BeitragProfil

Zwei Jahre nach seinem Amtsantritt pflanzte Landrat Thomas Ebeling vor dem Landratsamt eine Winterlinde - den damaligen Baum des Jahres - als Sinnbild für erzielte Einsparungen beim Papierverbrauch. Aktueller Anlass waren die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes und die Digitalisierung in zahlreichen Bereichen. Mittlerweile ist das Landratsamt auf einem guten Weg zum vollständigen E-Government. Besonders zu spüren ist das auch in der Zulassungsstelle, in der Posteingangsstelle und in der Registratur. Digitale Archive statt analoger Aktenberge sind das Gebot der Stunde.

Wie das Landratsamt mitteilt, ergab sich auch aus Platzgründen die Notwendigkeit, die enormen Aktenbestände mit Hilfe einer Softwarelösung zu digitalisieren. Speziell in der Kfz-Zulassungsstelle stapelten sich im Laufe der Jahre und angesichts von über 150 000 im Umlauf befindlicher Fahrzeugen die Akten und Unterlagen. Bereits im Jahr 2004 wurde die Umstellung angegangen.

"Anfangs ging es nur darum, eine alternative Archivierungsmöglichkeit für die Flut von Ordnern und Dokumenten zu finden, die sich in der Zulassungsstelle angehäuft haben", erläutert Georg Hoffmann, Mitarbeiter der IT im Landratsamt Schwandorf. Bald sei aber die Nachfrage nach einem vollumfänglichen Dokumentenmanagement-System auch in den anderen Abteilungen gewachsen. Die Digitalisierung ist ein fortwährender Prozess, für den ein Abschluss bis zum Jahr 2020 vorgesehen ist. Die Einführung der neuen Prozesse geht mit Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einher.

Als 2017 die Schriftgutverwaltung auf mehrere Fachbereiche des Landratsamtes ausgebaut wurde, folgte der nächste Schritt zu noch mehr Verwaltungseffizienz: Die Digitalisierung des Posteingangs mit leistungsfähigen Netzwerkscannern. Ob digitale Poststücke, Briefe oder Faxe: Alle Dokumente werden vom Scanner aus direkt in das Dateisystem überführt und anschließend im Archivbereich abgelegt.

Landrat Thomas Ebeling sieht das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht. "E-Government wird im Endausbau bedeuten, dass immer mehr die Daten, aber nicht die Bürger laufen und immer mehr Behördenkontakte über das Internet abgewickelt werden können", gab sich der Landrat überzeugt. Er sieht nicht nur den wegemäßigen Vorteil, sondern auch die zeitliche Freiheit, normale Behördengänge rund um die Uhr einfach, schnell und sicher von zu Hause aus betreiben zu können.

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