Bei der Durchsprache der Bedarfsmeldebögen zeigte sich, dass nahezu alle Teilnehmer ihre angestammten Standplätze behalten können. Lediglich im Umfeld der Rathausbaustelle müssen wie schon im Vorjahr einige Vereine mit anderen Standorten vorlieb nehmen. Bürgermeister Sommer und Organisationschef Martin Rosner versicherten aber, zu versuchen, eine akzeptable Lösung zu finden. Stadtbaumeister Siller sagte, dass nach Beendigung des Rathausumbaues 2019 wieder alle Flächen zur Verfügung stünden.
Die Eröffnung ist wie gewohnt nach dem Sternmarsch der Stadtkapelle Waldsassen, der Stiftländer Blaskapelle und der Bauernkapelle Münchenreuth um 10.45 Uhr auf der Bühne am Johannisplatz geplant. Die Musiker wechseln sich während des gesamten Tages ab. Weitere Musikdarbietungen abseits der Hauptbühne sind geplant. Im Naturerlebnisgarten sorgt das Akkordeonorchester für Unterhaltung. Das Jugendrotkreuz, das vergangenes Jahr den Dotschverkauf von der KAB übernommen hat, will das Angebot um kleinere Leckereien wie Zuckerwatte erweitern. Das passende Kesselfleisch der Reservisten gibt es gleich gegenüber. Neben der "Ziegler-Brauerei" wird erstmals die neu gegründete "Stiftlandbrauerei" ihre Produkte anbieten.
Wegen Problemen beim Bürgerfest 2017 mit der Annahme von Gutscheinen und der Einhaltung der abgesprochenen Preise sieht sich die Verwaltung gezwungen, eine Verpflichtungserklärung von den teilnehmenden Vereinen, Wirten, Verbänden und Organisationen anzufordern. Darin müssen die Anbieter erklären, die festgesetzten Preise für Getränke und Speisen zu akzeptieren, hieß es bei der Vorbesprechung.
Die Preise für Getränke orientieren sich am Vorjahr und werden nicht erhöht. Bei den Preisen für Speisen erfolgt eine Erhöhung, so dass eine Bratwurst-, Fisch- oder Lachssemmel 2,50 Euro kostet. Das Grillfleisch wird auf 3,20 Euro festgelegt, der Döner auf 3,80 Euro. Für weitere Angebote besteht die Möglichkeit zur eigenverantwortlichen Gestaltung in einem annehmbaren Rahmen. Alle Anbieter haben die Verpflichtung, ausgegebene Gutscheine anzunehmen. Übersteigt der Wert der Gutscheine die 300-Euro-Marke, wird die Hälfte des darüber liegenden Betrages durch die Stadt Waldsassen zurückerstattet.
Bürgermeister Sommer machte darauf aufmerksam, dass kein Einweggeschirr verwendet werden soll. Die Höhe des Pfandes bleibe dem Verkäufer überlassen. Er bat auch darum, die lebensmittelrechtlichen Vorschriften einzuhalten. Das Ende von musikalischen Darbietungen ist auf Mitternacht festgesetzt - einem "stillen Weiterfeiern" soll aber dadurch kein Abbruch getan werden.
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