Die Kommunen sind gesetzlich daran gehalten, ein Archiv anzulegen und zu führen. Um dieser Verpflichtung möglichst schnell und gründlich gerecht zu werden, ist der Einsatz eines Archivars unabdingbar. Durch die Teilnahme am Archivprojekt der Arbeitsgemeinschaft Obere Vils/Ehenbach (AOVE) ergibt sich für die Stadt Schnaittenbach die Möglichkeit, ihr Archiv kostengünstig aufbauen zu lassen.
Der gemeinsame Archivar für die sieben AOVE-Kommunen ist David Austermann, der seine Erfahrungen beim Aufbau der sechs anderen Archive einfließen lassen konnte, wie er dem Stadtrat berichtete. Durch die Teilnahme am Archivprojekt der AOVE wird es laut seinen Angaben der Stadt Schnaittenbach erleichtert, säurefreie Mappen und Kartons aus den Freckenhorster Werkstätten zu erhalten. Diese Produkte seien wichtig, um eine dauerhafte Aufbewahrung der archivierten Akten sicherzustellen.
In den Jahren 2019 und 2020 verbrachte er, so Archivar David Austermann, insgesamt 373 Arbeitsstunden in Schnaittenbach und habe klare Erfolge erzielen können. Demnach konnte er einen großen Bestand, der im Keller des Kindergartens lagerte, durchsehen und weitgehend entsorgen, wodurch viel neuer Lagerplatz gewonnen worden sei. Darüber hinaus wurden 84 teilweise sehr umfangreiche Mappen in die Archivsoftware Actapro eingetragen und sachkundig verpackt. Bei der Eintragung der Akteninhalte habe er knappe, aber inhaltlich präzise Angaben gemacht, um spätere Recherchen zu erleichtern. Die Verpackung der Akten in speziellen säurefreien Mappen und Kartons gewährleiste, "dass das historische Gedächtnis der Kommune dauerhaft gewahrt bleibt".
Laut David Austermann habe er als einziger umfassende Erfahrung im Umgang mit technischen Problemen des Servers und mit den Mitarbeitern der Firma. Als Archivar könne er zusätzlich zu seiner eigentlichen Arbeit kostenlose Vorträge halten, um den Zuhörern die Geschichte der Kommune nahezubringen.
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