Die Verwaltung der Stadt Mitterteich verfasst die Niederschriften von Stadtrats- und Ausschusssitzungen seit Jahrzehnten als Wortprotokolle. Das bedeutet, dass bislang alle Redebeiträge der Gremiumsmitglieder mit aufgenommen wurden. Bürgermeister Stefan Grillmeier erklärte in der jüngsten Sitzung, dass damit ein großer Zeitaufwand verbunden sei. Nach der viereinhalbstündigen Juni-Sitzung sei ein "deftiges Protokoll mit 75 Seiten" zusammengekommen.
In der Vergangenheit habe auch schon ein externer Prüfer des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbandes diese Methode der Protokollierung moniert, so Grillmeier. Nach geltenden rechtlichen Bestimmungen sei es nämlich ausreichend, wenn die Niederschriften lediglich den behandelten Gegenstand und den Beschluss enthalten.
Eintrag auf Verlangen
Nach internen Beratungen hat die Verwaltung den Vorschlag eingebracht, die Niederschriften künftig als Beschluss- oder Ergebnisprotokolle zu erstellen. Neben den allgemeinen Angaben zu Mitgliedern der Gremien und dem Abstimmungsergebnis sollen unter jedem Tagesordnungspunkt nur noch der Sachverhalt aus der Sitzungsvorlage und der gefasste Beschluss aufgeführt werden. Ebenso sollen weiterhin jene Mitglieder namentlich angegeben werden, die gegen einen Beschluss gestimmt haben. Wenn Mitglieder ausdrücklich verlangen, dass ein Wortbeitrag ins Protokoll soll, dann soll dieser auch niedergeschrieben werden.
Die CSU-Fraktion sei mit dem Vorschlag einverstanden, wie Sprecher Josef Schwägerl betonte: "Wir wollen die Verwaltung entlasten." Auch SPD-Sprecher Gerhard Greim war dieser Meinung und verwies auf seine beruflichen Erfahrungen als Protokollführer. "Hut ab vor deinem letzten Protokoll, ich habe mitfühlen können", sagte Greim zu Geschäftsleiter und Schriftführer Klaus Schüßler.
Sorge um Transparenz
Heribert Hegen (Wählergemeinschaft Zukunft Stadt Mitterteich) sprach sich gegen eine Umstellung der Protokollierung aus und plädierte für Transparenz und Offenheit. Die Bürger sollten sich auch weiter umfassend über den Inhalt der Sitzungen informieren können.
"Wir sind auch dafür, dass das Wortprotokoll weitergeführt wird," erklärte Bernhard Thoma (Freie Wähler). Es solle aus Gründen der Transparenz nachlesbar bleiben, wer was gesagt hat, so Thoma. Sollte der Stadtrat dennoch eine Umstellung beschließen, beantragten die Freien Wähler, dass alle Wortbeiträge aus ihrer Fraktion auch künftig in die Niederschriften aufgenommen werden. "Sonst müssten wir das in jeder Sitzung extra verlangen", schloss Thoma.
Bürgermeister Stefan Grillmeier verwies erneut auf die starke Auslastung der Verwaltung nach der letzten Sitzung. "Ist es effizient, wenn Klaus Schüßler eine Woche lang Protokolle schreiben muss?" Transparenz sei weiterhin gegeben, so Grillmeier. Das sei auch daran erkennbar, dass inzwischen vieles im öffentlichen Teil behandelt werde. "Das hatte ich mir vorgenommen, das wird auch weiterhin so sein." Aber man müsse auch darauf achten, dass ein Betrieb vernünftig geführt wird. Und dazu zähle auch, bei der Protokollierung auf die Verhältnismäßigkeit zu achten.
Zweiter Bürgermeister Johann Brandl (SPD) ergänzte, dass er sein halbes Leben lang in Behörden Protokolle geschrieben habe. Immer mehr sei man von Wort- zu Ergebnisprotokollen übergegangen. "Das schafft Ressourcen in der Verwaltung und hilft uns bei der Arbeit." Auf Wunsch würden Wortbeiträge ja auch weiterhin berücksichtigt. Dadurch werde die Transparenz gewahrt. Zudem erinnerte Johann Brandl daran, dass in den öffentlichen Sitzungen immer die Presse anwesend sei. Und in deren Berichten würden die Wortbeiträge der Gremiumsmitglieder korrekt wiedergegeben. Diesen Punkt unterstrich auch Josef Schwägerl.
Juni-Sitzung ein Ausnahmefall
Ernst Bayer (Freie Wähler) wunderte sich, dass sich ein kommunaler Prüfer um die Form der Protokollierung kümmere. Stefan Grillmeier erwiderte, dass dies ein elementarer Punkt im Prüfbericht sei. Weiter sah Bayer die letzte Sitzung als Ausnahmefall an - ein so langes Protokoll habe er zuvor in 24 Jahren als Stadtrat noch nie gesehen.
Eine 13:8-Mehrheit des vollzählig versammelten Gremiums votierte am Ende für die Umstellung von der Wort- auf eine Beschluss- und Ergebnisprotokollierung. Die Fraktionen der Wählergemeinschaft Zukunft und der Freien Wähler stimmten geschlossen dagegen.
Neun Zuhörer waren zur jüngsten Stadtratssitzung im Feuerwehrhaus gekommen.
Bild: lnz
Im Blickpunkt:
Nur noch in digitaler Form
Unabhängig von der Art ihrer Erstellung werden die fertigen Protokolle der Mitterteicher Stadtrats- und Ausschusssitzungen zukünftig nicht mehr in Papierform an die Gremiumsmitglieder verteilt. Stattdessen werden sie in digitaler Form ins Ratsinformationssystem der Verwaltungsgemeinschaft eingestellt. „Damit sparen wir Zeit und Papier“, sagte Bürgermeister Stefan Grillmeier. Zwar könnte man auch so mit den Einladungen zu Sitzungen verfahren, doch er sei gesetzlich verpflichtet, diese auch weiterhin schriftlich zu versenden.
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