Abhängig vom Vereinszweck

Die Stadt Kemnath hatte sie in Kooperation mit der Hanns-Seidel-Stiftung zur Informationsveranstaltung über die neue Datenschutzverordnung ins Foyer der Mehrzweckhalle eingeladen. Referenten waren Rechtsanwalt Florian Alte aus Anzing und der Seminarleiter der Hanns-Seidel-Stiftung, Helmut Christa.

An praktischen Beispielen wie der Anwesenheitsliste versuchte Alte, den Vereinsvertreter die seit Juni 2018 gütige neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Schritt für Schritt zu erklären. Jeden Verein treffe die Pflicht, die Grundzüge seiner Datenverarbeitung schriftlich festzulegen. Hierunter fielen die Erhebung, Nutzung und Weiterleitung personenbezogenen Daten, erklärte der Jurist. Dabei sei konkret festzulegen, welche Daten (zum Beispiel Name, Adresse) welcher Person (Vereinsmitglieder, Teilnehmer an Veranstaltungen, Lehrgängen, Besucher) für welche Zwecke verwendet werden. Pauschale Ausführungen seien nicht ausreichend, betonte Alte. Die DSGVO mache die Zulässigkeit von der Interessenabwägung abhängig. Erfülle der Verein durch die konkrete Datenverarbeitung seinen Zweck, so sei die Datenverarbeitung zumindest mittelbar in Zusammenhang (als Mitgliederverwaltung) von Gesetzes wegen zulässig. Ob ein Gaudi-Turniere oder Ausflüge zu den satzungsmäßigen Aufgaben eines Vereins zählen, darüber waren sich die Anwesenden und der Referent uneinig.

Dient die datenschutzrechtliche Maßnahme nicht dem Vereinszweck, ist stets die Einwilligung der Betroffenen einzuholen. Datenverarbeitung ist zulässig, wenn sie dem Tätigkeitsprofil, Vereinszweck und den damit zusammenhängenden Tätigkeiten entspricht oder eine Einwilligung vorliegt, fasste der Redner zusammen. Zu beachten sind die 5-W-Regel (Welche Daten welcher Personen, werden zu welchem Zweck, von wem erfasst und an wen weitergeleitet), die Freiwilligkeit und die Widerrufsbelehrung.

Alt warnte davor, Daten über Sponsoren weiterzuleiten und bei Minderjährigen die Einwilligung des Erziehungsberechtigten nicht einzuholen. Es sei zweckmäßig, auf die DSGVO schon auf den Beitrittsformularen hinzuweisen und in den Jahreshauptversammlungen die Anwesenden per Unterschrift darüber zu informieren.

Schließlich wandte sich der Referent den Bereichen Medien, Homepage, E-Mail-Verteiler, Whatsapp- Gruppen, Facebook, Newsletter und Pressemitteilungen zu. Jeder,der in sozialen Medien etwas poste, müsse sich bewusst sein, dass sein Foto oder Video auf Facebook in der ganzen Welt gesehen werden kann. Bei Bildern mit Minderjährigen sei die besondere Schutzbedürftigkeit zu beachten. Im E-Mail-Verteiler dürften die Namen der Empfänger nie in der Adresszeile erscheinen. Der Hinweis in den Vereinsdatenschutzrichtlinien auf offizielle Vereinsgruppen sei ratsam.

In der Diskussion wurde der Wunsch geäußert, den Vereinen eine juristisch vorbereitete Checkliste für die Erhebung der nach der DSGVO geforderten Daten zur Verfügung zu stellen. Bürgermeister Nickl dankte den Referenten mit Kemnather Pflastersteinen. Die Stadt werde die schriftliche Ausführung über die DSGVO den Vereinen zukommen lassen, kündigte er an.